Finanzkonzept für Rechnungen und Belege

Das durch Mangel an Zeit hervorgerufene Chaos in den Finanzen, welches insbesondere durch die Getränkekasse und Belege/Rechnungen von Einkäufen für den Verein verursacht wurde, soll nun der Vergangenheit angehören. Hierzu haben wir vom Vorstand ein Konzept ausgearbeitet, durch welches für alle eine wesentlich bessere Übersicht über die Ein- und Ausnahmen erreicht werden soll.

Rechnungen werden nur noch erstattet, wenn alle auf dem Kassenzettel / Rechnung befindlichen Gegenstände für den Verein bestimmt sind. Sollten Einkäufe für den Verein und Privat auf einmal getätigt werden, müssen zwei Kassenzettel / Rechnungen erstellt werden. Durchstreichen der privaten Positionen ist suboptimal, da hier im Zweifelsfall das Finanzamt ärger verursachen kann.

Des Weiteren ist die Handhabung von Kassenzetteln in der Buchführung schwierig, weshalb ein neues Dokument entworfen wurde. Dieses muss bei einem Einkauf für den Verein ausgefüllt werden. Sollte es sich bei der Ausgabe um eine Auslage durch ein Mitglied handeln, muss der Zettel vollständig ausgefüllt werden. Ist die Ausgabe bereits über das PayPal-Konto des Vereins oder durch eine Bankkarte beglichen, muss lediglich der Name, Vorname und das entsprechende Kreuz ausgefüllt werden. Kassenzettel und Rechnungen müssen an dieses Dokument getackert und anschließend in den bereitgestellten Briefkasten geworfen werden.

Eine Erstattung der Beträge wird nur durchgeführt, wenn das Dokument vorhanden und vollständig ausgefüllt ist!

Die Getränkekasse wurde bisher immer wieder für diverse Auslagen als Rückzahlungsquelle verwendet. Dies führte jedoch zu einer schlechten Nachvollziehbarkeit über den tatsächlichen Getränkeverkauf. Aus diesem Grund dürfen ab sofort nur noch Einkäufe mit Geld aus der Getränkekasse beglichen werden, die Speisen und Getränke für die Bewirtung oder den Verkauf umfassten. Alles weitere wird Überwiesen bzw. über eine PayPal-Rückzahlung beglichen.

Der Vorstand wird 1x pro Wochen den Briefkasten leeren und die Überweisungen tätigen. Sollte der Käufer das Geld schneller benötigen, kann in Ausnahmefällen ein Bild des Dokuments + der Rechnung / des Kassenbeleges an ein Vorstandsmitglied geschickt werden. Die Erstattung erfolgt dann innerhalb von 1-2 Tagen.

Das Dokument findet ihr hier als Vorlage: Ausgabenaufzeichnung für Quittungen aus Einkäufen